Es como si tuvieran una buena idea de repente, de vez en cuando, cuando casi los golpeas, o cuando alguien nuevo se incorpora y hace una pregunta que no sabes cómo responder. Las hojas de datos de seguridad no se han actualizado desde la última auditoría. Hay un hueco en el registro de incidentes de 3 meses que no se ha señalado. Hay una evaluación de riesgos en algún lugar del archivador que tiene dos gerentes de antigüedad, y no es la misma que está en vigor ahora. Y vuelve a surgir la pregunta: "¿Tengo que lidiar con esto yo solo o hay una forma más inteligente de hacerlo?"
Esta es una pregunta que la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas se hacen en algún momento. Los organismos reguladores no se toman a la ligera el cumplimiento de la normativa de salud y seguridad laboral, y si un lugar de trabajo sufre las consecuencias de su incumplimiento, no se tratará de una simple amonestación. Se enfrentan a sanciones y, en los casos más graves, las personas resultan heridas. Por lo tanto, es importante tener una buena respuesta a esta pregunta. Las siguientes cuestiones deben considerarse al decidir si continuar gestionando la salud y seguridad laboral internamente, nombrar a un responsable de seguridad interno, contratar a un consultor externo o una combinación de las tres opciones.
¿Qué hace un consultor de seguridad y salud laboral que no haga un responsable de seguridad interno?
Aquí es donde muchos dueños de negocios se encuentran con dificultades. Un responsable interno de seguridad, que a menudo desempeña esta función además de otras tres, puede impartir charlas de seguridad, mantener actualizado el registro de incidentes y asegurarse de que el equipo de protección personal (EPP) esté donde corresponde. Este trabajo es útil y la mayoría de las empresas lo necesitan. Sin embargo, según la mayoría de las leyes estatales y territoriales de seguridad y salud en el trabajo, solo una persona debidamente cualificada puede realizar evaluaciones formales de riesgos para actividades de alto riesgo, certificar ciertas instalaciones y equipos, o representar a la empresa de manera creíble durante una investigación regulatoria.
Si el responsable interno de seguridad no está capacitado ni acreditado para esas tareas específicas, puede seguir realizando el trabajo diario, pero no debería ser la última línea de defensa en situaciones de alto riesgo. Algunos responsables de seguridad cuentan con las cualificaciones necesarias. La mayoría no, sobre todo en operaciones pequeñas donde el puesto surgió por iniciativa propia más que por formación formal. Conviene comprobarlo antes de dar por sentado que la persona que gestiona la documentación de seguridad tiene todo bajo control.
¿Realmente necesito un consultor de seguridad y salud laboral?
Si su empresa opera en un entorno de oficina de bajo riesgo con pocos empleados, es posible que pueda gestionar la seguridad y salud laboral con una política bien definida y revisiones periódicas. Muchas pequeñas empresas de servicios profesionales lo hacen sin ayuda externa.
La situación cambia radicalmente cuando se empieza a operar maquinaria, trabajar en altura, manipular sustancias peligrosas o gestionar subcontratistas en una obra que no se controla por completo. En ese momento, contratar a un consultor de seguridad y salud laboral suele amortizarse en pocas visitas a la obra, en parte gracias a los incidentes que se evitan y en parte gracias a los resultados de las auditorías que no es necesario explicar.
¿Y el costo?
Las tarifas varían. Una revisión básica de seguridad y salud laboral y la implementación de políticas por parte de un consultor pueden costar unos cientos de dólares para una pequeña empresa sencilla. Un servicio más completo, que incluya auditorías de instalaciones, licencias para trabajos de alto riesgo y apoyo en la investigación de incidentes, tendrá un costo mayor. Muchas empresas que abordan este tipo de cumplimiento normativo al mismo tiempo terminan resolviendo también sus obligaciones fiscales trimestrales, y es entonces cuando encontrar un agente de BAS termina en la misma lista de tareas pendientes, ya que ambos problemas tienden a surgir cuando la empresa ha superado la capacidad de gestionar todo internamente.
La mejor manera de verlo es preguntarse: ¿cuánto te costaría un incidente grave, en tiempo, en reputación, en las repercusiones con tu equipo? Si la respuesta es "más de lo que me gustaría pensar", lo más sensato suele ser recurrir a expertos externos.
¿Qué preguntas debo hacer antes de contratar a un consultor de seguridad y salud laboral?
Si necesita un consultor, una breve conversación le proporcionará la mayor parte de la información que necesita.
Infórmese sobre sus cualificaciones y años de experiencia en el sector, y si tienen relación con su industria. Un arquitecto con 10 años de experiencia en la construcción no necesariamente estará al mismo nivel que un consultor para un almacén o una guardería.
Describa el proceso de soporte continuo y el de auditorías puntuales, y pregunte cómo gestionan cada uno. Algunos consultores prefieren una sola revisión al año. Otros están dispuestos a tener su número disponible si tiene alguna pregunta sobre un nuevo equipo. Elija a alguien con un estilo similar al suyo.
Infórmese sobre la documentación y los sistemas que utilizan. Si ya usa un sistema de gestión de seguridad o un software de informes específico, lo último que necesita es alguien que tenga que reemplazarlo constantemente.
Infórmese sobre su relación con los organismos reguladores. El consultor ideal podrá explicarle qué sucederá si un inspector llega inesperadamente el día de la cita, en lugar de dejarle con la duda.
¿Cuáles son los errores más comunes que conllevan sanciones?
Hay tres patrones recurrentes en los avisos de cumplimiento de los reguladores. Hay 3 temas comunes en los avisos de cumplimiento de los reguladores.
En primer lugar, está la evaluación de riesgos obsoleta o la ausencia total de ella. Según los reguladores, estas evaluaciones deben reflejar la forma actual de realizar el trabajo, no la original, tal como se hacía cuando se redactó el documento. Una evaluación de riesgos que no se ha actualizado en varios años se considera equivalente a no tener ninguna evaluación de riesgos.
La consulta inadecuada con los trabajadores es el segundo problema. Las empresas deben consultar a sus empleados sobre cuestiones que afectan a su salud y seguridad, y no hacerlo, así como no documentar la consulta, es uno de los problemas más frecuentes que se descubren durante una auditoría o investigación.
El tercer problema es la falta de notificación de incidentes. Los incidentes menores y los que estuvieron a punto de ocurrir y que no se registran pueden dar la impresión de un buen historial de seguridad, pero si se produce un incidente grave, la falta de notificación previa puede perjudicar a la empresa.
¿En qué situación te encuentras? ¿Puedo cambiar de agente si el actual no me funciona?
Sí, y no es tan complicado como la gente piensa. Tu consultor actual informa al nuevo, tú le proporcionas la documentación y el historial necesarios, y el nuevo consultor continúa con el trabajo. La mayoría de los organismos reguladores no exigen un procedimiento formal de salida. En realidad, solo hay un posible inconveniente: intentar no cambiar de consultor durante una investigación o auditoría en curso.
¿En qué situación te deja eso?
Lo cierto es que algunas empresas pueden gestionar por sí mismas el cumplimiento de la normativa de seguridad y salud laboral, mientras que otras están expuestas a riesgos constantes. Dos factores suelen influir en esta situación: el grado de peligrosidad de las operaciones y la percepción de estar realizando el trabajo correctamente y de no haber pasado nada por alto.
Si lo estás haciendo tú mismo y funciona, continúa. Si lo estás gestionando por tu cuenta y has estado ocultando tu preocupación por si te estás perdiendo algo, es una señal de alerta. Si tu responsable de seguridad interna está haciendo un excelente trabajo a diario, pero no está cualificado para atender llamadas de alto riesgo, la pregunta se explica por sí sola.
Es inevitable que la próxima auditoría o inspección vuelva a ocurrir en algún momento. Pero tome una decisión antes de que eso suceda.
